[Bredero_spocs] communicatie die gevoerd moet worden naar eindgebruiker eens we migratie starten.

[Tom Van Gulck]

Beste BREDERO spocs,

zoals afgesproken op de sprintplanning hierbij de communicatie die gevoerd moet worden naar de eindgebruikers. Hierbij ga ik ervan uit dat er reeds gecommuniceerd werd door jullie dat de BREDERO toepassing zoals het er nu voorstaat niet beschikbaar zal zijn vanaf 2 maart 12 uur tot 6 maart 18 uur. Dat wil zeggen, 2,5 werkdagen niet beschikbaar. We proberen die tijd korter te houden, maar ik kan dat niet garanderen. Op 6 maart op de middag als de migratie dan nog niet afgerond moest zijn, nemen we terug contact op met elkaar om te beslissen of we al dan niet verder gaan of terugvallen op het terugval scenario (ouder BREDERO terug opzetten)

Onderstaand het voorstel van communicatie afhankelijk van de scenario's (pas aan naar eigen inzicht). Belangrijk voor mij zijn 3 zaken van belang in scenario 2. Melden van de correcte tijd van de verwachtte onbeschikbaarheid. Melding dat de nieuwe omgeving niet gebruikt mag worden voordat ze vrijgegeven is. Melding dat er nog een mail komt om de omgeving voor gebruik vrij te geven en dat voordien als men de internet adressens kan raden absoluut geen gebruik van de toepassing gemaakt mag worden.

Net zoals we vrijdag een go-nogo moment hebben om te beslissen over de productiegang, stel ik voor dat ik ook iedereen een seintje geef wanneer de migratie als afgerond beschouwd kan worden. Zowel in de positieve als in de negatieve zin. Afhankelijk van wat je daar van mij te horen krijgt, kan je een andere communicatie voeren (zie verder).

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
scenario 1 : we starten niet met de migratie op vrijdag. ==> Onderstaande mail kan dan verstuurd worden direct na die beslissing dat we de migratie niet starten.

Beste collega,

de BREDERO stuurgroep heeft beslist dat de nodige randvoorwaarden om op de nieuwe infrastructuur in productie te gaan met BREDERO niet voldaan waren. De risico’s op problemen, worden als te groot ingeschat. De migratie wordt voor onbepaalde tijd uitgesteld. Verder communicatie volgt eens een nieuwe datum voor de migratie is gekozen.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
scenario 2: we starten met de migratie op vrijdag en de migratie is succesvol/niet succesvol ==> Onderstaande mail kan dan verstuurd worden direct na die beslissing dat we de migratie starten.

Beste collega,

de BREDERO stuurgroep heeft beslist dat de nodige randvoorwaarden om op de nieuwe infrastructuur in productie te gaan met BREDERO voldaan zijn. Daarom zijn alle BREDERO gerelateerde toepassingen niet bruikbaar tot de nieuwe productie omgeving volledig operationeel is en gevalideerd op correcte werking en volledigheid van data. Er volgt nog een email met de nieuwe internet adressen eens de toepassing vrijgegeven wordt. Wij vragen met aandrang om van de nieuwe toepassing ( de internet adressens zijn niet zo moeilijk te raden) geen gebruik te maken voor ze officieel zijn vrijgegeven. Vroegtijdig gebruik brengt het terugvalscenario in gevaar indien bij de migratie onaanvaardbare problemen worden vastgesteld en de oude omgeving terug geactiveerd moet worden.

U krijgt sowieso nog een 2de mail op maandag 5 of ten laatste op dinsdag 6 maart om te laten weten of de migratie geslaagd is en in welke omgeving u de BREDERO toepassing verder kan gebruiken ( op de nieuwe dan wel de oude internet adressens)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mail scenario 2 en migratie is niet gelukt  ==> Onderstaande mail kan dan verstuurd worden direct na die beslissing dat we de terug vallen op de oude BREDERO omgeving omdat de migratie niet geslaagd is.

Beste collega,

de migratie van BREDERO kon niet succesvol afgerond worden. De oude omgeving werd opnieuw opgestart. U kan voorlopig verder gebruik maken van de BREDERO toepassing op de door u reeds gekende internet adressens.
Wij plannen een nieuwe migratie poging zo snel mogelijk in en laten u dan iets weten in verband met verwachtte onbeschikbaarheid.

Onze excuses voor het ervaren ongemak.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mail scenario 2 en migratie is wel gelukt ==> Onderstaande mail kan dan verstuurd worden direct na de mededeling dat de migratie geslaagd is.

Beste collega,

de migratie van BREDERO is succesvol afgerond. U kan de BREDERO toepassing vanaf nu gebruiken via onderstaande internet adressen.

https://bredero.ruimteinfo.be/ <https://bredero.ruimteinfo.be/>
https://bredero-apex.ruimteinfo.be/ords/f?p=360:LOGIN_DESKTOP:::::: <https://bredero-apex.ruimteinfo.be/ords/f?p=360:LOGIN_DESKTOP::::::>


De belangrijkste functionele wijzigingen zijn : 

* toepassingen bereikbaar over internet
* aanmelden via eid
* documenten kunnen enkel nog op de server gemaakt worden
* de fileshare is niet meer, documenten kunnen enkel via de browser afgehaald en toegevoegd worden

Indien u problemen ondervindt, kan u deze melden via help op omgevingvlaanderen.be <mailto:help op omgevingvlaanderen.be>. De helpdesk en het projectteam zullen u dan zo snel mogelijk verder helpen.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



Aanvullingen en vragen,

laat ze weten aub.



Tom Van Gulck

DEPARTEMENT OMGEVING
Afdeling Data- en informatiebeheer en Digitale Maatschappij
T 02 553 11 51,  M 0478 55 01 19
Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1000 Brussel
www.omgevingvlaanderen.be <http://www.omgevingvlaanderen.be/>
www.milieuinfo.be <http://www.milieuinfo.be/>

  

------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://list.milieuinfo.be/pipermail/bredero_spocs/attachments/20180223/0b1da19d/attachment-0001.html>
------------- volgend deel ------------
Een niet-tekst bijlage is gescrubt...
Naam: pastedGraphic.png
Type: image/png
Grootte: 855 bytes
Omschrijving: niet beschikbaar
URL : <http://list.milieuinfo.be/pipermail/bredero_spocs/attachments/20180223/0b1da19d/attachment-0004.png>
------------- volgend deel ------------
Een niet-tekst bijlage is gescrubt...
Naam: pastedGraphic_1.png
Type: image/png
Grootte: 864 bytes
Omschrijving: niet beschikbaar
URL : <http://list.milieuinfo.be/pipermail/bredero_spocs/attachments/20180223/0b1da19d/attachment-0005.png>
------------- volgend deel ------------
Een niet-tekst bijlage is gescrubt...
Naam: pastedGraphic_2.png
Type: image/png
Grootte: 884 bytes
Omschrijving: niet beschikbaar
URL : <http://list.milieuinfo.be/pipermail/bredero_spocs/attachments/20180223/0b1da19d/attachment-0006.png>
------------- volgend deel ------------
Een niet-tekst bijlage is gescrubt...
Naam: pastedGraphic_3.png
Type: image/png
Grootte: 5699 bytes
Omschrijving: niet beschikbaar
URL : <http://list.milieuinfo.be/pipermail/bredero_spocs/attachments/20180223/0b1da19d/attachment-0007.png>